Как настроить почту Gmail для комфортной работы

Как и обещала в одной из моих статей, сегодня я расскажу о том, как настроить почту Gmail.com для того, чтобы работать с ней было проще и комфортнее.

Интерфейс почты Gmail.com удобный и интуитивно понятный. Есть список писем и справа вверху кнопка "Написать". Когда откроем письмо, то в верхней панели инструментов можно выбрать необходимое действие, которое вы хотите сделать с данным письмом: например, отправить в спам, удалить, переместить или какое-то другое. При этом, чтобы найти это нужное действие, надо просто навести курсор мышки на значок.

Однако сервис Gmail.com для удобства работы с данной почтой предлагает много дополнительных опций. В этой статье разберем некоторые настройки, уделив особое внимание сортировке входящих писем.

Как создать почту Gmail.com можно посмотреть в этой статье.

Настройка папки "Входящие"

Для того, чтобы настроить папку "Входящие", нужно нажать левой кнопкой мыши на значок шестеренки, расположенной в правом верхнем углу, и выбрать "Папка Входящие".

...

Откроется окно, где можно отметить галочками нужные вкладки из предлагаемого списка. Тогда все входящие письма, подходящие для выбранных вкладок, будут сразу перемещаться в эти вкладки. А те письма, которые не подходят ни к одной из выбранных вкладок, будут помещаться в "Несортированные".

Всего предлагается четыре вкладки для сортировки входящих писем - это соцсети, промоакции, оповещения и форумы:

...

Можно отметить все вкладки и тогда при открытии папки "Входящие" вверху появятся 5 вкладок:

...

Если какая-то вкладка вам не нужна, можно просто будет снять галочку. Если же снять все галочки, то мы будем видеть сразу все поступающие письма в папку "Входящие".

Лично мне удобно, чтобы у меня было 2 вкладки: "Неотсортированные" и "Соцсети". Все письма из соцсетей у меня поступают в отдельную вкладку, так как их обычно бывает очень много, а остальные письма у меня поступают в "Неотсортированные" или в специально созданные папки.

Сортировка входящих писем по папкам

В сервисе Gmail.com роль папок играют ярлыки. Создание ярлыков просто необходимо, когда писем поступает и накапливается довольно много.

Новые ярлыки удобнее всего создавать и настраивать сразу же при поступлении нового письма.

Приведу пример: мне на почту в папку "Входящие" пришло письмо из "Мир Вышивки". Для меня эти письма представляют интерес, поэтому я создам ярлык и сделаю его настройку.

Для этого нажимаю левой кнопкой мыши на "Ярлыки", далее - "Создать":

...

Появляется новое окно, в котором ввожу название ярлыка “Мир вышивки” и нажимаю "Создать":

...

Но если я оставлю так, то тогда все письма с "Мира вышивки" будут продолжать поступать и находиться в папке "Входящие". Но мне это не нужно. Поэтому надо или вручную убирать все письма из папки входящих через кнопку "Переместить в" или нажав на крестик "Входящие" в открытом письме:

...

А лучше сделать автоматические настройки цепочки писем. Для этого копирую электронный адрес, откуда поступило письмо, затем нажимаю левой кнопкой мыши на три вертикальные точки, далее "Фильтровать похожие письма":

...

И в открывшемся окне заполняю все нужные для меня строки. Я в своем примере заполняю только "От" - ввожу в эту строку скопированный адрес электронной почты, остальные поля очищаю и оставляю пустыми. Затем нажимаю "Создать фильтр":

...

И в открывшемся окне отмечаю галочками то, что мне нужно, а именно: "Пропустить входящие (разархивировать) - для того, чтобы цепочка этих писем не попадала в папку “Входящие”, а сразу попадала в папку "Мир вышивки"; далее "Применить ярлык: Мир вышивки", "Никогда не отправлять в спам" и "Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем".

Нажимаю "Создать фильтр":

...

Теперь все письма от этого адресата будут сразу же поступать в папку "Мир вышивки". А так как у меня уже имелись старые письма с этого электронного адреса, то они также автоматически переместились в папку "Мир вышивки".

При необходимости можно настроить фильтр так, чтобы в нужную папку поступали письма из нескольких электронных адресов или использовать для фильтра другие параметры. Все это настраивается так, как вам нужно для вашего удобства.

Настройки управления ярлыками

Метки писем можно делать не только для сортировки писем в папки. Можно группировать письма в зависимости от задач или по какому-либо другому признаку. Рассмотрим на примере.

Перейдем в настройки ярлыков. Сделать это можно двумя способами. Один из способов: надо нажать на шестеренку (1), расположенную в правом верхнем углу, выбрать “Настройки” (2) и нажать на вкладку “Ярлыки” (3). А можно это сделать проще. В самом низу левой боковой колонки есть ссылка “Управление ярлыками” (4), нажав на которую мы сразу же попадем на нужную вкладку:

Так как у меня создано много папок, то для более удобной работы я сделала следующие настройки. Для того, чтобы у меня левая боковая колонка не была слишком длинная, я делаю настройки показа ярлыков в этом списке. Те метки писем, с которыми постоянно работаю и хочу, чтобы они были на виду, я отмечаю “да”. По остальным меткам отмечаю “да, если есть непрочитанные”:

...

Теперь я не вижу все папки, которые у меня созданы. Но может получиться так, что в какой-то из невидимых папок находится важное для меня письмо, с которым мне нужно поработать. И чтобы не получилось так, что я это письмо потеряю, т.е. забуду про него в текучке дел, я сделала метки “Отработать” и “В работе”. Эти метки у меня постоянно показываются в боковом списке меток.

Здесь же, в управлении ярлыками, можно изменить или удалить ярлыки.

Важно знать, что удаление ярлыков НЕ приводит к удалению писем, так как ярлык, это просто ссылка на письмо. И все письма, пока вы их не удалите, находятся в архиве “Вся почта”, перейти в который можно из боковой колонки списка ярлыков.

Также изменить или удалить ярлык можно другим способом. Для этого в боковом списке ярлыков надо нажать правой кнопкой мышки на вертикальные три точки напротив нужного ярлыка. Появится окошко, где можно будет сделать необходимые действия: изменить цвет ярлыка, его название, настроить показ ярлыка в списке, удалить данный ярлык или добавить к нему вложенный ярлык:

...

Другие настройки почты Gmail.com

Рассмотрим еще некоторые настройки почты, которые могут пригодиться для более комфортной нашей работы.

Зайдем в “Настройки” во вкладку “Общие”. Здесь можно изменить размер максимального количества показываемых писем на странице, настроить уведомления о поступающих письмах, добавить или изменить картинку, показывать начало писем в письме и многое другое. Все это желательно просмотреть и настроить для себя.

Остановлюсь подробнее на некоторых настройках.

Изменение кнопок на панели инструментов Gmail

По умолчанию кнопки на панели инструментов обозначены значками:

...

При этом увидеть, что обозначает тот или другой значок, можно наведя курсор мышки на этот значок.

В общих настройках можно заменить значки на кнопках на надписи. Для этого надо найти “Ярлыки кнопок” и отметить галочкой “Текст”:

...

Теперь панель инструментов будет выглядеть так:

...

Как настроить подпись в Gmail

Можно настроить подпись в каждом вашем исходящем письме. Это может быть ваше имя, ссылка на ваш аккаунт в соцсети, какая-то цитата или пожелание.

Настраивается подпись также в общих настройках:

При этом в подпись кроме текста можно вставлять ссылки (1), изображения (2), есть возможность текст отформатировать.

Если у вас настроена возможность работать в почте с несколькими адресами, то можно настроить разные подписи для разных email - адресов. Для этого нужно выбрать адрес в выпадающем меню (3).

Если отметить галочкой “Добавлять эту подпись перед цитируемым текстом в ответных сообщениях и удалять строку "--" перед ней” (4), то тогда подпись будет всегда видна в конце письма.

Если же эту галочку не отмечать, то тогда в конце письма будет видна строка "--", только нажав на которую, можно будет увидеть подпись.

Настройка фильтров и заблокированных адресов

Все свои настройки цепочек писем можно увидеть во вкладке настроек “Фильтры и заблокированные адреса”:

...

Здесь можно изменить или удалить фильтры, создать новый фильтр.

А внизу можно увидеть список всех заблокированных адресов, которые сразу же при поступлении поступают в Спам.

Заключение

В этой статье я рассмотрела некоторые важные на мой взгляд настройки почты gmail.com и показала их на своем примере. Свою же почту вы можете настроить так, как удобнее именно вам.

Если у вас остались какие-то вопросы или не получается какая-то настройка, не затронутая в этой статье, напишите в комментариях и мы вместе разберемся в вашем вопросе.

Также большой интерес представляет ваш опыт пользования электронной почтой и ее настройками. Прошу вас поделиться им в комментариях ниже.

Понравилась статья? Поделись!

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение

Счетчик Яндекс-метрики